Cosa portare al commercialista a Bari per avviare la contabilità della tua impresa?

A cura diDott. Alessio FerrettiDottore Commercialista · Pubblicato il 24/08/2026

Per avviare la contabilità con un commercialista a Bari, porta un fascicolo ordinato che renda leggibili quattro aspetti: chi svolge l’attività, che cosa fa l’impresa, quali operazioni sono già avvenute e quali documenti o dubbi richiedono una verifica. Non serve consegnare subito ogni archivio disponibile: è più utile indicare il periodo coperto, l’origine dei materiali e le questioni aperte.

Se l’impresa è già attiva, il fascicolo deve aiutare a ricostruire la situazione documentale di partenza. Se invece l’attività deve ancora iniziare, servono soprattutto i dati del progetto, delle persone coinvolte e dell’operatività prevista. In entrambi i casi, una raccolta chiara consente di valutare quali materiali siano utilizzabili e quali integrazioni vadano richieste prima dell’incarico.

In sintesi

• Prepara i dati identificativi dell’impresa o della persona che avvierà l’attività, con recapiti aggiornati e ruoli dei soggetti coinvolti.
• Riunisci i documenti già disponibili sulle operazioni: vendite, acquisti, incassi, pagamenti, contratti o ordini pertinenti.
• Se provieni da un precedente assetto, conserva anche i materiali ricevuti dal precedente consulente e segnala eventuali periodi non coperti.
• Se l’attività non è partita, descrivi con precisione beni o servizi, destinatari, canali operativi e decisioni ancora aperte.
• Non eliminare documenti che sembrano incoerenti: separali, annota il dubbio e sottoponili alla verifica iniziale.

La prima risposta: quali documenti portare

Il nucleo del fascicolo iniziale comprende i documenti che permettono di collegare l’attività ai suoi flussi concreti. Inserisci, se disponibili, documenti identificativi e organizzativi dell’impresa, recapiti digitali usati per l’attività, fatture emesse e ricevute, note di credito, ricevute, preventivi accettati, contratti, ordini, documenti di acquisto e vendita e riepiloghi dei movimenti bancari riferibili all’impresa.

Accompagna i file con una nota semplice: quale periodo coprono, da quale canale provengono, se esistono documenti cartacei e se mancano cartelle o passaggi storici. Questa nota è utile soprattutto quando i materiali sono conservati tra posta elettronica, software, messaggi, archivi condivisi o raccoglitori cartacei.

Dati dell’impresa e dell’attività da chiarire

Porta una scheda iniziale con denominazione o nominativo, attività svolta o prevista, persone coinvolte, recapiti da usare e urgenza della richiesta. Per una società, indica anche i soggetti che partecipano al progetto o alla gestione e le decisioni organizzative già prese; per una ditta o un professionista, descrivi chi svolge materialmente l’attività e con quali interlocutori opera.

La descrizione dell’attività è parte del fascicolo, non un dettaglio introduttivo. Spiega cosa viene venduto o fornito, a chi, con quali canali, quali rapporti con clienti o fornitori sono già iniziati e quali passaggi sono solo previsti. Per un’impresa barese che opera, ad esempio, nel turismo, nell’agroalimentare, nella logistica o negli scambi commerciali, è preferibile distinguere fin dall’inizio le attività, i rapporti e i documenti che appartengono a flussi diversi.

Per approfondire come descrivere i flussi d’impresa quando sono collegati a queste attività, puoi consultare Approfondisci: l’approfondimento sulle verifiche d’impresa.

Documenti delle operazioni già svolte

Quando l’impresa è già operativa, il commercialista deve poter leggere le operazioni nel loro contesto. Per ogni gruppo di documenti, prova a mantenere insieme il documento commerciale, il soggetto interessato, la data, la descrizione dell’operazione e l’eventuale incasso o pagamento collegato. Non occorre ricostruire autonomamente ogni rapporto: basta rendere riconoscibile il collegamento o segnalare che non è ancora chiaro.

Sono utili anche comunicazioni ricevute, corrispondenza che spiega modifiche di accordi, versioni sostituite di documenti e materiali lasciati dal precedente consulente. Se un documento riguarda più situazioni o presenta elementi personali insieme a elementi dell’attività, non classificarlo per supposizione: conservalo nel fascicolo e annota perché richiede attenzione.

Se l’impresa deve ancora iniziare a operare

Per un’attività in avvio, il fascicolo non può contenere operazioni che non esistono ancora. Porta quindi il progetto disponibile: attività proposta, beni o servizi, soggetti coinvolti, rapporti commerciali già definiti o in corso di definizione, canali attraverso cui l’attività intende operare e materiali già predisposti.

Indica separatamente ciò che è certo da ciò che è ancora una scelta. Per esempio, non mescolare una decisione già presa con un’ipotesi su clienti, fornitori, investimenti o assetto dell’attività. Questa distinzione aiuta a individuare quali documenti possono essere organizzati subito e quali elementi devono prima essere esaminati nel caso concreto.

Flusso documentale per avviare la contabilità

1. Raccogli il dato iniziale. Prepara la scheda dell’impresa, dell’attività e dell’urgenza, aggiungendo cambiamenti recenti o decisioni imminenti.
2. Ordina i documenti per origine e periodo. Raggruppa materiali relativi a vendite, acquisti, incassi, pagamenti, rapporti commerciali e documentazione precedente, senza creare duplicazioni inutili.
3. Segnala le incongruenze. Se non sai a quale operazione si riferisca un documento, se una data non coincide o se manca un collegamento, aggiungi una breve nota invece di correggere il materiale.
4. Definisci il perimetro della richiesta. Indica se ti serve l’avvio della contabilità, l’esame di documenti storici, una decisione societaria da valutare o un controllo preliminare su materiali connessi a un investimento.

Il valore di questo percorso sta nella leggibilità del fascicolo. La contabilità non parte dalla sola quantità di fatture consegnate, ma dalla possibilità di comprendere a quale attività, soggetto, periodo e operazione si riferiscano i materiali disponibili.

Incongruenze da non nascondere

Metti in evidenza documenti duplicati, intestazioni che non riconosci, pagamenti senza un collegamento immediato, cartelle incomplete, documenti ricevuti tramite canali non più usati e accordi che sono stati modificati. Una nota concreta è sufficiente: “non so a quale operazione si riferisce”, “manca il documento collegato” oppure “l’accordo è cambiato”.

Evita di scartare ciò che sembra sfavorevole, poco ordinato o difficile da spiegare. Anche i materiali incompleti possono essere utili per comprendere quali informazioni integrare. L’obiettivo non è formulare una diagnosi autonoma, ma presentare il quadro effettivamente disponibile per una verifica professionale.

Domande frequenti

Devo portare subito tutti i documenti dell’impresa?

No: nella prima richiesta è preferibile trasmettere solo quanto pertinente attraverso il canale indicato dal form. Se possiedi molti file, indica come sono organizzati, quale periodo coprono e quali documenti meritano priorità.

Posso iniziare se mancano alcuni documenti?

Porta comunque il materiale disponibile e segnala con precisione ciò che manca. La valutazione iniziale serve anche a distinguere i documenti già leggibili dalle integrazioni che possono essere necessarie.

Se ho avuto un precedente consulente, cosa devo aggiungere?

Raccogli la documentazione ricevuta, i riepiloghi disponibili, le comunicazioni rilevanti e una nota sui periodi o sugli archivi che non riesci a ricostruire. Non riorganizzare o eliminare i file prima di aver segnalato i dubbi.

Quando sottoporre il fascicolo allo studio

Coinvolgi lo studio quando stai avviando l’attività, devi prendere in carico documenti provenienti da un precedente assetto, sono coinvolti più soggetti oppure emergono materiali che non riesci a collegare con sicurezza. Anche eventuali esigenze relative a sede legale o domiciliazione, decisioni societarie, investimenti o incentivi richiedono una valutazione separata del caso e dei documenti pertinenti.

Alessio Ferretti STP, studio di commercialisti, può esaminare e gestire professionalmente il caso concreto nel perimetro dell’assistenza fiscale, contabile e societaria. Nella prima richiesta indica attività, sede o problema fiscale, urgenza, necessità di contabilità, apertura società, bilancio, sede legale o verifica incentivi. Allega solo i documenti disponibili e pertinenti attraverso il canale previsto. Richiedi una valutazione iniziale.